Suunnitteletko tapahtumaa tälle vuodelle – älä unohda näitä tapahtumakuvaamisessa

Suunnitteletko tapahtumaa tälle vuodelle – älä unohda näitä tapahtumakuvaamisessa

Tapahtuman valokuvaukseen liittyy paljon muutakin kuin esiintyjien ja tapahtumassa vierailevien kuvaamista. Jokainen tapahtuma on lukuisten erilaisten osiensa tarkkaan suunniteltu summa, jonka yksityiskohtiin tapahtumakuvaajan kannattaa huomionsa keskittää. Onnistuneilla valokuvilla on suuri merkitys tulevien tapahtumien suunnitelussa: tulevien yhteistyökumppaneiden ja sponsorien sekä vapaaehtoisten mukaan saamisen kannalta tapahtumakuvat ovat ehdottoman tärkeitä. Bigturen perustaja Laura Paananen osallistui viime lokakuussa järjestettyyn kaksipäiväiseen Nordic Business Forum -yritystapahtumaan. Kansainvälisesti suosittu seminaari keräsi yli 7 500 kävijää ja sen järjestämiseen osallistui yli 200 vapaaehtoista opiskelijaa. Kerää tästä talteen seitsemän vinkkiä, jotta onnistut tapahtuman dokumentoinnissa!

1. Valokuva on dokumentti toteutuneesta tapahtumasta

Tapahtumaa valokuvatessa kannattaa muistaa, että valokuvan on tarkoitus toimia dokumenttina tapahtumasta tulevaisuutta varten. Tällöin nykyisyydessä mitättömältäkin vaikuttavat asiat voivat olla merkityksellisiä tulevaisuudessa. Valokuvat muistuttavat esimerkiksi silloin näytöillä pyörineistä sisällöistä ja auttavat hahmottamaan tapahtuman tilaa.  Erityisen tärkeää valokuvauksen dokumentoiva rooli on yleisötapahtumille, jotka toistuvat vuosittain. Kuvien avulla yhteistyökumppanit ja tapahtumaan osallistuvat järjestävät voivat helpommin koordinoida tapahtumaa uudelleen.

 2. Tapahtuman tunnisteet näkyvillä

Tapahtuman tunnelmaa kuvattaessa kannattaa huomioida se, että moni tapahtuma näyttää samoissa tiloissa aivan samalta. Siksipä tapahtuman valokuvauksen suunnittelussa kannattaa huomioida se, että kuvaan tulee myös tapahtuman nimi tai tunnistettavat nimikyltit ja nauhat esille.

3. Tapahtuman kiinnostavat yksityiskohdat

Erilaisten yksityiskohtien kautta tapahtuman järjestäjä luo usein tapahtumaan yhtenäistä linjaa ja viestii  omista arvoistaan ja  tyylistään. Näitä voivat olla esimerkiksi vapaaehtoisten yhtenäinen pukeutumistyyli huiveineen ja rusetteineen tai vaikkapa seminaarin muistikirjat. Yksityiskohtien ja yhtenäisen linjan kautta järjestäjä jää myös kävijöilleen mieleen ja auttaa järjestäjää tapahtumien markkinoinnissa ja myynnissä. Kannattaa tutustua etukäteen tapahtuman teemaan ja järjestäjälle tärkeisiin arvoihin.  Valokuvilla tapahtuman etikettiä on mahdollista tukea valitsemalla valokuviin tapahtuman kannalta tärkeää materiaalia – aina vierailijoiden asuvalinnoista tapahtuman  ruoka- ja juomatarjoiluun.

4. Henkilökunnan ja vapaaehtoisten suuri rooli tapahtumassa

Tapahtumakuvaajan kannattaa suunnata huomionsa myös tapahtumaa järjestävään henkilökuntaan, joilla voi olla tapahtumissa kymmeniä erilaisia rooleja.  Tapahtuman järjestelyiden sujuvuuden dokumentointi auttaa delegoimaan ja suunnittelemaan seuraavaa tapahtumaa. Kuvien avulla avautuu myös vapaaehtoisten tärkeä rooli tapahtuman sujuvuuden kannalta. Kuvien avulla voidaan tehdä kunniaa vapaaehtoisten tärkeälle panokselle ja niitä voidaan käyttää apuna seuraavan vuoden vapaaehtoisia hankkiessa.

 

5. Sponsoreiden rooli

Oli tilaisuus pieni tai suuri on sponsoreiden näkyvyys tapahtumassa ehdottoman tärkeää. Kun sponsorit tulevat kuvissa esille positiivisesti ja luontevasti, helpottuu  yritysyhteistyön jatkuvuus ja sen suunnittelu tulevaisuudessa. Hyvät kuvat helpottavat myös uusien sponsoreiden saamista.

6. Muista yhteistyökumppanit ja asiakkaat

Artistien, puhujien ja yleisön lisäksi tärkeät kohderyhmät ovat myös tapahtuman mahdollistavat asiakkaat ja yhteistyökumppanit. Tapahtumakuvaus edistää järjestäjän myyntityötä ja  asiakkaiden palvelua, sillä hyvien valokuvien avulla asiakkaat hahmottavat, miltä osastot näyttävät ja kuinka ne taipuvat asiakkaiden tarpeisiin.

 

7. Kierrä jokainen kulma, käännä jokainen kivi

Muista dokumentoida tapahtumista ne asiat, jotka jäävät usein yleisöltä huomaamatta. Mitä huomaamattomammasta roolista on kysymys, sitä suurempi merkitys sillä todennäköisesti on tapahtuman sujuvuuteen. Tälläisiä ovat esimerkiksi tapahtuman rakentajat, jotka aloittavat työt jo silloin kun viimeinen esiintyjä (kuvassa Richard Branson) on vielä lavalla. Muista myös käydä kuvaamassa lavojen takana, miksauskopeissa tai ohjaushuoneissa – sieltä löydät tapahtumien todellisen sydämmen. Muista, ettei tapahtumissa mikään rooli ole vähäinen.

Kuvat: Bigture.fi-arkisto

No Comments

Post A Comment